Horecaonderneming starten: tips en stappenplan (2023)

8 minuten leestijd

Laatst bijgewerkt op 10-01-2023

Het is de droom van velen: het starten van een eigen horecazaak. Er komt een hoop kijken bij het opstarten van een eigen café of restaurant. Naast het zorgen voor uw gasten en personeel zult u te maken krijgen met alle administratie wat een eigen onderneming met zich meebrengt. Daarnaast geldt er een strikte regulering en komen er nogal wat risico’s kijken bij het beginnen van een horecazaak. Wij helpen u graag op weg met verschillende tips en onderstaand stappenplan.

Stappenplan horecazaak starten

• Voordelen van een horeca boekhouder
• Stap 1: begin met het uitdenken van een goed concept
• Stap 2: ondernemingsplan opzetten aan de hand van het concept
• Stap 3: vergunningen regelen
• Stap 4: de kaart vormgeven en invullen
• Stap 5: zorg voor een leuke inrichting
• Stap 6: personeel werven
• Stap 7: regel technologie voor horeca
• Stap 8: ga aan de slag met marketing
• Btw-aangifte doen voor horeca-ondernemers

Voordelen van een horeca boekhouder

Onze boekhouders die actief zijn in de horeca weten precies waar u op moet letten bij het ondernemen. Uw boekhouder adviseert aan welke regels u moet voldoen, welke ondernemersregelingen er voor u gelden en welke belangrijke aandachtspunten er zijn voor ondernemers in de horeca. Op deze manier kan uw boekhouder u vooruit helpen met de juiste adviezen en inzichten. Als de boekhouder kansen ziet of als er nieuwe regelgevingen zijn die van invloed kunnen zijn op uw horeca-onderneming, dan zal de boekhouder proactief contact met u opnemen daarover. Bent u al een tijdje in de horeca sector aan het werk? Laat dan eens uw financiële zaken controleren door één van onze professionele boekhouders. Wellicht ziet u gunstige aftrekposten of unieke potenties over het hoofd.

Voordelen van een boekhouder voor uw horecazaak:

• Tijdsbesparing;
• Verkleinde kansen op fouten;
• Focus op kerntaken: ondernemen.

Stap 1: begin met het uitdenken van een goed concept

Het eerste wat wordt gedaan bij het starten van een zaak is het opstellen van een ondernemingsplan, toch? Bij een horecazaak ligt dit net iets anders. Horecaondernemingen hebben het al jarenlang moeilijk, aangezien zij te maken krijgen met een groot aanbod, veel concurrentie en klanten die (hoge) eisen stellen. Om goed van start te kunnen gaan is het daarom belangrijk dat er eerst een goed en vernieuwend concept wordt opgesteld.

Sommige ondernemers ontwikkelen om de zoveel tijd een geheel nieuw concept, anderen willen graag een concept voor de lange termijn ontwikkelen. Hoe dan ook begint een sterk concept altijd met een helder einddoel. Daarna volgt de invulling hoe dit gerealiseerd gaat worden. We benoemen hieronder een aantal externe en interne zaken die van invloed kunnen zijn op de conceptontwikkeling.

Extern:

• Veranderend consumentengedrag
• Overcapaciteit in de markt
• Ligging: is de omgeving (nog) aantrekkelijk?

Intern:

• Vernieuwing ontbreekt
• Imago en identiteit komen niet overeen
• Moderne, niet verouderde inrichting
• (al dan niet) Serieus nemen van de concurrentie

Onze tip is om vooral om u heen te kijken naar wat de concurrentie wel of niet doet en elke kans te benutten die langskomt. Stel eventueel samen met uw boekhouder een concurrentieanalyse op. Denk vervolgens na over een goede huisstijl, inrichting en marketingwerkzaamheden (meer hierover in stap 8).

Stap 2: ondernemingsplan opzetten aan de hand van het concept

Bij het runnen van een horecazaak komt veel van het ondernemersvak kijken. U zult dan ook zoals iedere andere ondernemer over een helder en doordacht ondernemingsplan moeten beschikken. U kunt het uitgedachte concept (stap 1) testen aan de hand van een pop-up. Zo kunt u toetsen of uw ideeën matchen bij het doelpubliek en krijgt u direct feedback van bezoekers.

Begin daarnaast met het verzamelen van financiële middelen en het analyseren van alle cijfers. Beschikt u over voldoende geld om een horecazaak te starten? Of moet u investeerders zoeken? In het laatste geval is het overtuigen via een financieel plan van groot belang. In dit plan onderzoekt u de investeringen, leveranciers, personeelskosten, etc.

Een financieel plan is één van de onderdelen van een ondernemingsplan. Hieronder benoemen we alle onderdelen waar een ondernemingsplan uit bestaat:

• Een samenvatting: met daarin beknopte informatie over uzelf, uw bedrijfsidee, potentiële klanten, concurrenten, uw verdienmodel en hoe de markt eruitziet.
• Informatie over u en uw bedrijfsidee.
• De markt: beschrijf uw doelgroep en concurrenten. Maak een SWOT-analyse waarin de sterke en zwakke punten duidelijk worden en waarmee u kunt achterhalen waar kansen en bedreigingen liggen.
• Een marketingplan: hoe bent u van plan om in te spelen op de concurrerende markt? Welke promotie en distributiekanalen gaat u toepassen?
• Een financieel plan: hoe haalbaar is uw bedrijfsidee? Verwerk hierin het business model, een investeringsbegroting, de omzetverwachting, de liquiditeitsbegroting en een overzicht van alle kosten (salaris, huur, etc.).
• Overige informatie.

Stap 3: vergunningen regelen

Naast alle administratie, boekhouding en het oprichten van een vennootschap moet er ook naar de vergunningen worden gekeken. Welke vergunningen heeft u allemaal nodig bij een horecazaak? Om te beginnen zult u over een brandweerattest moeten beschikken. Met dit attest kunt u aantonen dat uw zaak brandveilig is. Daarnaast moet u kunnen aantonen dat uw zaak aan de hygiënemaatregelen voldoet.

Ten tweede heeft u vergunningen nodig die situatiegebonden zijn, zoals het mogen schenken van sterke drank en het draaien van (rechtenvrije) muziek. Maar ook zaken als de afvalverwerking en eventuele milieugerelateerde kwesties vereisen een vergunning.

Tot slot vereist de gemeente vaak extra vergunningen, zoals voor afwijkende openingstijden of voor het verruimen of aanleggen van een terras.

Een goede boekhouder helpt u graag met uw ondernemingsplan en het regelen van de benodigde vergunningen. Wij hebben boekhouders in ons netwerk die affiniteit en ervaring hebben met de horeca. Vul dit formulier in en ontvang gratis en vrijblijvend drie offertes van geschikte boekhouders bij u in de buurt.

Stap 4: de kaart vormgeven en invullen

Vervolgens wordt het tijd om te kijken naar het kloppend hart van uw horecazaak: de kaart. De kaart weerspiegelt het concept uit stap 1. Blijf bij het ontwerp van de kaart trouw bij de identiteit en het concept zoals dit eerder is uitgewerkt. Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met de veranderende wensen van de consument. Zo wordt er bijvoorbeeld steeds meer vegetarisch en vegan gegeten. Bied daarom ook voldoende opties in deze categorieën aan. Staat duurzaamheid centraal bij uw conceptplan? Neem dit dan ook terug in de kaart, letterlijk en figuurlijk. De kaart zelf kan van duurzame producten zijn gemaakt, maar ook de gerechten en drankjes op de kaart zelf komen bijvoorbeeld voort uit duurzame activiteiten.

Onze overige tips voor het vormgeven van de kaart:

• Zorg dat de kaart makkelijk is om vast te houden: niet te zwaar of te groot.
• Kies voor een leesbaar lettertype en kijk goed naar het kleurcontrast (geen grijze letters op een zwart vlak).
• Zorg dat de kaart matcht met de huisstijl van uw zaak en uitingen.
• Kies voor een overzichtelijke indeling.

Stap 5: zorg voor een leuke inrichting

Dit is waarschijnlijk één van de leukste bezigheden bij het starten van een horecazaak: een leuke inrichting maken. De inrichting van een horecazaak is ontzettend belangrijk, de zaak valt of staat met de inrichting. Kies meubilair, kleuren en materialen die passen bij het thema van de zaak. Daarnaast is het van belang dat de inrichting aansluit bij het concept en de identiteit die u wilt uitstralen. Denk ook na over de functionaliteit en de praktische kant bij het inrichten. Er moet een vlotte bediening plaats kunnen vinden, het moet hygiënisch blijven en brandveilig zijn.

We geven u een aantal tips voor een sfeervolle inrichting van uw horecazaak:

• Teken ten eerste een plattegrond van uw zaak uit. Zo komt u al snel verbeterpunten tegen.
• Koop mooi meubilair, maar die wel comfortabel zijn. Als uw gasten moeten zitten op oncomfortabele stoelen dan zal dit van invloed zijn op de ervaring.
• Stem alles zo goed mogelijk op elkaar af en zorg ervoor dat uw personeel zich netjes kleed.
• Creëer een mooie entree en eetruimte, dit geeft meteen een goede eerste indruk aan de bezoeker.
• Vergeet de toiletten niet, deze moeten netjes en verzorgd zijn.

Stap 6: personeel werven

Een groot onderdeel van de efficiëntie van een lopende horecazaak is het personeel. Zonder een goede stroomlijning tussen keuken en bediening wordt het chaos. Wees daarom selectief in welke mensen worden aangenomen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat uw vacature aansluit bij de bedrijfscultuur en kijk of medewerkers bij elkaar passen. Denk daarnaast na over het werven van studenten, of personeel via flexi-jobs en het aannemen van vast personeel. Elke manier van werving vereist een andere aanpak. Ook over praktische zaken moet vooraf goed worden nagedacht. Hoe wordt er omgegaan met overuren en fooi?

Stap 7: regel technologie voor horeca

Tegenwoordig is er geen leven meer voor te stellen zonder technologie, ook niet in de horeca. Technologie helpt om de werking van uw horecazaak te verbeteren op verschillende manieren. Denk aan het toevoegen van betaalsystemen voor mobiel, mogelijkheden om de rekening te splitsen of via een tablet te bestellen. Kijk voor manieren die het best passen bij uw horecazaak en hoe u ondersteunende technologie bij uw kassasysteem kunt integreren.

Stap 8: ga aan de slag met marketing

Een laatste stap die ervoor zorgt dat u aan de slag kunt gaan met uw nieuwe horecazaak, is het bedenken van een marketingstrategie. Naast mond-tot-mond reclame worden restaurants vooral gekozen op basis van wat er op het internet is te vinden en wat er via social media wordt gezegd. Zorg ervoor dat de website van uw horecazaak online vindbaar is, zodat u dit goed kunt beheren. Tegenwoordig reserveert een groot deel van de mensen een tafel online. Controleer daarom ook regelmatig uw mail. Ga na wat er wordt gezegd over uw zaak op social media en reageer waar nodig op ontevreden beoordelingen. Zorg voor een positieve ervaring waar mensen over gaan praten. En nog belangrijker: wat zij willen delen op social media. Tip voor de keuken: vooral mooie foto’s van gerechten zijn onwijs populair op social media.

Verlies daarnaast niet de offline marketing uit het oog. Geprinte media, al zeker in de nabije omgeving, is nog altijd krachtig. Zo kunt u omringende bewoners uitnodigen voor de opening van uw zaak.

Btw-aangifte doen voor horeca-ondernemers

De btw-aangifte doen gaat in een horeca-onderneming net iets anders als bij andere bedrijven. Zo moet het juiste btw-tarief worden gehanteerd en bent u als horecaondernemer btw verschuldigd over de levering, invoer en verwerving van goederen en het verlenen van diensten. Er gelden twee verschillende btw-tarieven in de horeca: het lage btw-tarief (6%) op etenswaren en niet-alcoholische dranken en het hoge btw-tarief (21%) op alcoholische dranken. Iets waar iedere (horeca-)ondernemer mee te maken krijgt is de inkomstenbelasting.